El tratamiento dado al archivo de la Dirección Institucional de Posgrado e Investigación de la Universidad Juárez del Estado de Durango (DIPI-UJED), dirigida por Jaime Fernández Escárzaga, ha concluido exitosamente su proceso de atención y cumplimiento al mandato de la Ley General de Archivo y Transparencia, lo que garantiza un correcto manejo de la información.
Fernández Escárzaga explicó: “Un archivo es la evidencia del trabajo que todos hacemos. Este proceso ha sido un trabajo muy intenso y colegiado mediante una organización que nos obligó a que todos, en todas las áreas, nos hagamos responsables de los documentos. Estamos muy contentos y satisfechos por los resultados. Es parte de la modernidad en la Universidad, cosas nuevas que al final tienen una lógica y, en lo sucesivo, siempre se tendrá un buen resguardo”.
Agregó que a través de esto se atienden dos aspectos: el mandato de la Ley General de Archivo y Transparencia, que ordena a todas las entidades públicas tener su información física y digital ordenada mediante varias especificaciones, para lo cual se requirió de asesoría brindada por el departamento de Archivo de la Subsecretaría General de la UJED; y, por otra parte, la preparación para la entrega-recepción.
Por su parte, la coordinadora general del archivo de la DIPI, Miriam Patricia Corral Carrillo, detalló que fue aproximadamente un año de arduo trabajo para tener los documentos organizados, clasificados y debidamente registrados. “Todo trámite tiene un seguimiento hasta que se concluye con su evidencia para tener un expediente completo, esto a través de un sistema de clasificación: por área y color, en su caja de almacenamiento, rotulado con códigos y números de serie”.
Por último, cabe mencionar que el archivo actual resguarda documentos desde aproximadamente 2014, dependiendo de cada área y del ciclo vital de los documentos. Entre las adecuaciones realizadas para el proceso se encuentran la Unidad de Correspondencia, “que es a donde llega todo y de ahí se turna a las áreas; de esa manera se le da el trámite correspondiente y es donde se genera también el cierre de los mismos”.
