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Archivos sistematizados favorecen rendición de cuentas: INAI

La comisionada del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) Josefina Román Vergara, llamó a las instituciones públicas de todos los ámbitos a poner en marcha su respectivo Sistema Institucional de Archivos (SIA) en apego a la Ley General en la materia, para propiciar una efectiva rendición de cuentas.

Al impartir la ponencia “Mecanismos de coordinación de los archivos judiciales” ante representantes de los Poderes Judiciales del país, dijo que, de acuerdo con datos del Censo Nacional de Gobiernos Estatales del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi) siete de cada 10 instituciones públicas del país no han instaurado su sistema institucional de archivos, pese a que el plazo para hacerlo venció el 15 de diciembre de 2019.

“Estamos trabajando en la implementación de la política nacional, pero el esquema es que justamente es eso, que sea nacional no federal, y eso es lo que se está buscando en archivos y gestión documental; habrá una política nacional que se enlazará con los estados y tenemos que hacer lo propio con los más de dos mil 450 municipios del país”.

Dijo que por Ley todos los funcionarios públicos deben documentar su labor, y dichos documentos tienen que ser colocados y ordenados en los archivos, cuya correcta sistematización propicia y facilita el derecho de acceso a la información pública.

Román Vergara explicó a los representantes de los Poderes Judiciales del país que el Sistema Nacional de Archivos es un conjunto orgánico y articulado que abarca estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados de los diversos ámbitos gubernamentales.

Dicho Sistema hace posible tener coordinación y trabajar con otros Sistemas, como el Nacional de Transparencia y el Nacional de Anticorrupción, y participar de las labores del Consejo Nacional de Archivos (Conarch) que pugna por la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados por la Ley General de Archivos, entre los cuales están los Poderes Judiciales Federal y Estatales.

La comisionada recordó que los sujetos obligados de Ley General de Transparencia y la de Archivos son prácticamente los mismos, y que en los Sistemas referidos existe una labor conjunta de la ASF, el AGN, el Inegi y el INAI.

Josefina Román detalló que entre los retos que enfrentan los Poderes Judiciales del país en materia archivística, están la adquisición y aprovechamiento de espacios para el resguardo de su acervo documental, aunado al establecimiento de políticas integrales con objetivos, estrategias, líneas de acción e indicadores que abarquen a todo el conjunto de archivos que lo conforma, además de fomentar la capacitación y profesionalización del personal encargado de la organización y coordinación de los sistemas de archivos con una visión integral.

“El 73 por ciento de los órganos jurisdiccionales manifestó que cuenta con sus expedientes entonces digitalizados aunque no los tiene disponibles para consulta yo creo que este será uno de los grandes retos para los poderes judiciales estatales”, consideró.

Tras enfatizar que el establecimiento de una cultura de la transparencia tiene como base una gestión documental sólida, la integrante del Pleno del INAI, llamó a los Poderes Legislativos de las entidades federativas a crear sus SIA estatales y a asignarles presupuesto a los archivos judiciales para su correcto funcionamiento y preservación, especialmente de sus archivos históricos.

 

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